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Les engagements par internet - mode d'emploi
Jeudi 12 Février 2009
source BO FFC Champagne-Ardenne
lu dans le Bulletin n°1701 du 10 FEVRIER 2009
"Nous sommes en mesure de vous préciser le mode de fonctionnement des engagements par internet qui vont bouleverser des habitudes très anciennes et permettre au cyclisme FFC de moderniser son administration au même titre que les autres disciplines sportives qui utilisent déjà le Net.
Rappelons qu'en 2009 qui sera une année transitoire, la procédure ne sera valable que pour les courses sur route d'une journée à partir de la catégorie minimes
Vous engagez des coureurs
Contraintes financières
Au lieu d'acheter des timbres, les clubs vont devoir alimenter un compte pour engager les coureurs. Aucune somme n'est fixée, il est conseillé aux clubs de verser une somme qui va correspondre à un nombre d'engagements de seniors à 5,70 € et jeunes à 4 € pour une période donnée en fonction du nombre de coureurs. La seule obligation est d'avoir le compte toujours alimenté sous peine de ne pouvoir engager les coureurs par cette voie.
- Le compte peut être alimenté plusieurs fois en cours de saison en fonction des moyens du club.
- A chaque opération d'engagement, le club connaît la somme dont il dispose encore.
- Un dispositif indiquera à l'utilisateur s'il atteint le seuil d'alerte puis le seuil de blocage
- Le compte sera alimenté par un versement au comité régional sous forme de chèque. Dès réception de cette pièce, il sera approvisionné de la somme envoyée.
Dispositif d'engagement
Le club dispose d'un code confidentiel qui lui permet d'accéder aux épreuves ouvertes pour la quinzaine qui suit la date de consultation. La personne chargée des engagements choisit son épreuve, puis sélectionne les coureurs à engager sur l'épreuve dans la liste complète des licenciés du club. Il suffit de cocher la case devant le nom du coureur puis de valider pour que l'engagement soit effectif. Des dispositifs de sécurité permettent d'éviter des erreurs de catégorie par exemple. Le solde du club est modifié en fonction des engagements.
Dates limites
Les coureurs peuvent être engagés par cette voie jusqu'à 48 heures avant l'épreuve.
Par exemple pour une épreuve se déroulant un dimanche, les engagements sont ouverts jusqu'au vendredi 0 h (ou si vous aimez mieux le jeudi 24 h). A partir du vendredi 0 h, il ne sera plus possible de faire un engagement par internet, mais un engagement par un autre moyen et jusqu'au départ de la course reste possible dans un dispositif transitoire qui vous sera indiqué la semaine prochaine.
De même jusqu'au blocage des engagements pour une épreuve, un coureur peut être retiré de la liste des engagés, si il ne peut pas participer ou encore s'il veut changer d'épreuve.
Vous êtes organisateur de course(s)
Récupération des engagés
Vous pouvez consulter à tout moment la liste des engagés pour votre épreuve avec le code confidentiel dont vous disposez (vous êtes le seul à pouvoir le faire). Quand les engagements sont bloqués, le vendredi matin pour une épreuve se déroulant le dimanche par exemple, vous pouvez récupérer la liste des engagés.
Vous pourrez utiliser cette liste d'engagés pour votre communication (presse, programme…).
Gestion de la course.
Un fichier déjà utilisé par le Comité de Haute Marne et adapté aux contraintes de l'engagement par internet sera remis à tous les clubs et à tous les arbitres pour imprimer les feuilles d'émargement et effectuer les classements. Ce fichier a pour but de faciliter la tâche de tout le monde, organisateurs et arbitres et de simplifier les tâches. Il permettra d'imprimer sur place le classement de la course, et de préparer un fichier pour alimenter les sites internet.
Le dispositif sera mis en application dès l'ouverture de la saison (prix d'Onjon le 1er mars), nous vous apporterons des précisions supplémentaires sur les engagements dans le prochain BO. Des formations auront lieu dans les 4 comités départementaux entre le 15 et le 25 février animées par Jean Marie Gaudelet pour la Marne et les Ardennes, par Jean Vautrin à Chaumont le 20 février pour la Haute Marne et à Troyes pour le 19 février (date à confirmer) pour l'Aube. Cette formation concerne les présidents de clubs concernés par les courses sur route et tous les arbitres route. "
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